REKISTERISELOSTE

                                                                                       Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Laatimispäivä
     18.2.2017

 

 

1

Rekisterin-

pitäjä

Nimi
     Silmäterä Oy
Osoite
     Voionmaankatu 24, 40700 Jyväskylä
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
     0503533168, kustaa.hietala@gmail.com
2

Yhteyshenki-

lö rekisteriä

koskevissa

asioissa

Nimi
     Kustaa Hietala
Osoite
     Rantahaka 22, 40530 Jyväskylä
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
     0503533168
3

Rekisterin nimi

     Silmäterä Oy:n potilasrekisteri
4

Henkilötieto-

jen käsittelyn

tarkoitus

 

 

 

 

 

 

●        Potilaiden tutkimusten ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta sekä asiakassuhteen ylläpito ja seuranta.

●        Terveydenhuoltopalveluiden tuottaminen ja niistä raportointi yrityksille, yhteisöille ja yksityishenkilöille.

●        Hoidon seuranta ammatillisen kehittymisen perusteella ja hoidollisen laadun ja vaikuttavuuden varmistamiseksi ja mittaamiseksi.

●        Rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi, laskutus ja perintä sekä muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät.

●        Potilaiden informoiminen ja muistuttaminen Silmäterän palveluista

●        Potilaalle tarkoituksenmukaisten tarkastusten ja hoitotoimenpiteiden arvioiminen ja niistä tiedottaminen (potilaan suostumuksella)

●        Potilaalle mahdollisesti sopivien kliinisten lääketutkimusten arvioiminen ja niistä tiedottaminen (potilaan suostumuksella)

●        Potilaiden yhteistietoja voidaan käyttää asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyyden kartoittamiseksi sekä markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttamiseksi

●        Silmäterän potilasrekisteri muodostuu manuaalisista potilaskertomustiedoista, jotka on suojattu Silmäterän tietoturvaohjeistuksen mukaisesti.

 

5

Rekisterin

tietosisältö

 

Perustiedot

 

 

 

 

 

 

 

Työnantajatiedot (työ- terveyshuollon asiakkaat)

 

Kertomustiedot

 

 

 

Tutkimusrekisteri

 

 

Ajanvaraustiedot

 

Puhelutiedot

 

 

Laskutustiedot

Osarekisterit ovat: Potilasrekisteri (perustiedot), ajanvarausrekisteri, potilaskertomustiedot , tutkimusrekisterit, laskutusrekisteri,

 

 

Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, ammatti, potilaan nimeämä lähiomainen/alaikäisen potilaan huoltajat sekä muut tunnistetiedot (esim. passikopio). Tieto siitä, salliiko potilas tallentamisen Silmäterän yhteiseen rekisteriin ja suostuuko potilas tietojen luovuttamiseen hoitosuhteen niin edellyttäessä Silmäterässä toimivien terveydenhuollon ammattihenkilöiden välillä. Potilaan antamat suostumukset tietojen käsittelyyn ja luovutukseen liittyen (kattaen mm. edellä mainitut yhteisrekisteröintiin liittyvät tiedot sekä potilastietojen arviointiin ja potilaan informoimiseen liittyvät suostumukset).

 

Työterveyshuollon asiakkaiden osalta lisäksi: Työnantaja, osasto/toimipiste, ammattinimike, sairauskassan jäsenyys, työnantajien vakuutusyhtiötieto ja muut työsuhdetiedot.

 

 

 

Potilaan hoidon kannalta eri terveydenhuollon ammattilaisten käytössä välttämättömät terveydentilatiedot (potilaskertomustiedot, lähetteet, lausunnot sekä lomaketiedot). Potilaan toimittamat terveys- ja omahoitotiedot.

 

Kuvantamis- ja muut tutkimustiedot

 

 

Asiakas, päivä, ajankohta, paikka ja kenelle aika on varattu sekä ajanvaraaja ja varaamispäivä.

 

Puhelun soittajan puhelinnumero, vastaanottajan tunniste ja ajankohta

 

 

Hoitoa ja tutkimuksia koskevat laskutustiedot. Hoitoon liittyvät maksajatiedot

6

Säännönmu-

kaiset tieto-

lähteet

 

Potilas

 

Hoitohenkilökunta

 

 

Työnantaja

 

 

 

 

 

Toinen terveydenhuollon yksikkö, tai terveydenhuollon ammattihenkilö

 

 

 

 

 

 

 

 

Potilaan ilmoittamat tiedot

 

Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot

 

Työterveyshuollon piiriin kuuluvien henkilöiden perustiedot, työpaikan yhteystiedot sekä niitä koskevat muutokset sovituin väliajoin.

 

 

Muista terveydenhuoltolaitoksista hankitut tiedot

 

Toimintayksiköltä annetun lähetteen perusteella tai ostopalvelusopimukseen perustuen laskutuksen oikeellisuuden tarkistamiseksi tiedot siitä, ketä on hoidettu, mitä toimenpiteitä tehty ja paljonko ne ovat maksaneet.

 

 

 

 

 

 

                                                                                       REKISTERISELOSTE                                                  2

 

7

Tietojen sään-

nönmukaiset

luovutukset

 

 

 

 

 

 

Yhteisrekisteri

 

 

 

 

 

 

Kelan

resptikeskus

 

 

 

Poikkeukset

 

1. Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus

 

2. Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö tai terveydenhuollon ammattihenkilö

 

3. Potilaan lähiomainen tai muu läheinen

 

4. Kuolleen henkilön tietojen luovuttaminen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Tutkimuskäyttö

 

 

●        Potilastiedot ovat salassapidettäviä (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 § ”Potilaslaki”) ja henkilökunnalla ja terveydenhuollon ammattihenkilöillä on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon.

 

●        Potilastietoja voidaan luovuttaa potilaan yksilöidyllä suostumuksella taikka mikäli asiasta on laissa nimenomaisesti erikseen säädetty. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.

 

●        Silloin, kun tietojen luovutus edellyttää potilaan suostumusta, tällä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus.

●        Liittyminen yhteisrekisteriin tapahtuu potilaan suostumuksella (kirjataan potilaan taustarekisteritietoihin) jolloin potilas päättää voivatko yhteisrekisterin käyttöön osallistuvat saada käyttöönsä toisen rekisterinpitäjän potilastietojärjestelmään talletetut potilastiedot. Potilas voi milloin tahansa perua luvan hänen hoitoonsa osallistuvien oikeudesta yhteisrekisterin käyttöön hänen tietojensa osalta. Potilas/rekisteröity voi myös vaatia salaamaan erikseen jonkin käynnin tiedot, jolloin tiedot ovat vain kirjauksen tehneen henkilön käytettävissä.

●        Potilaan sähköiset reseptit tallentuvat Reseptikeskukseen, jonka rekisterinpitäjänä toimii Kela. Lisätietoa www.kanta.fi. Potilas voi kieltäytyä sähköisestä reseptistä jolloin hänelle annetaan paperiresepti, tällöin mitään reseptitietoa ei välitetä Reseptikeskukseen.

 

Edellä mainitusta poiketen potilastietoja voidaan luovuttaa Potilaslain (785/1992) 13§:n nojalla seuraavasti:

 

●        Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin, tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pää- sääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa.

 

 

 

 

●        Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille, potilaan suullisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.

 

 

●        Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto potilaan henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä.

 

●        Salassapitovelvollisuus ja yksityisyyden suojan tarve jatkuu vielä henkilön kuoltua. Näin ollen myöskään kuolleen henkilön tietoja ei saa luovuttaa ilman laissa olevaa perustetta. Potilaan kuoltua saadaan hänen elinaikanaan annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja antaa perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä etujen tai oikeuksien selvittämiseksi tai toteuttamiseksi. Luovutuksensaaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen. Tiedot voivat olla tarpeen esim. vainajan tekemän oikeustoimen (esim. testamentti) pätevyyden selvittämiseksi tai kuolemaan liittyvän mahdollisen hoitovirheen tai vainajan sairastaman perinnöllisen sairauden ilmenemismahdollisuuden selvittämiseksi. Tarpeelliset tiedot annetaan harkinnan mukaan joko lausuntona tai jäljennöksinä potilas-asiakirjoista.

 

●        Potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tieteelliseen tutkimukseen on voimassa, mitä Potilaslain 13.4 §:ssä säädetään.

8

Tietojen siirto

EU:n tai ETA:n

ulkopuolelle

 

 

     Potilastietoja ei luovuteta tietoja Euroopan unionin eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9

Rekisterin

suojauksen

periaatteet

 

 

 

 

 

Potilastietojen suojaaminen ja säilytystapa

 

 

 

 

 

 

 

A Manuaalinen aineisto
Potilastiedot on säädetty salassapidettäväksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille ilman potilaan suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä.

 

Potilastietoja saa käyttää ainoastaan asianomaisen potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.

 

Manuaaliseen potilasrekisteriin tehtävät potilastietojen kirjaukset tehdään tietokoneen tekstinkäsittelyohjelmalla (ATK).

 

Tietokoneella olevia, väliaikaisia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanalla ja ne on suojattu salakirjoitusavaimella.

 

Atk:lla tuotettujen manuaalisten potilastietojen pitkäaikaissäilytys toteutetaan valvonnan alaisina olevissa asiakaskansioissa ja ne säilytetään lukollisissa arkistotiloissa ja -kaapeissa.